Fluxos

Os Fluxos são as instâncias individuais criadas a partir de um Modelo de Fluxo. É aqui que o trabalho acontece: os usuários preenchem os dados, seguem as etapas e colaboram para concluir um processo.

A Página de Fluxos

Ao clicar em "Fluxos" no menu lateral, você acessa a página de listagem de todos os fluxos da sua equipe.

Funcionalidades da Página:

• Tabela de Fluxos: Exibe todos os fluxos aos quais você tem acesso. Se estiver vazia, um componente amigável informará que nenhum fluxo foi criado ainda.
• Abas de Modelos: No topo da tabela, abas (tabs) com os nomes dos modelos de fluxo permitem que você filtre a lista para ver apenas os fluxos criados a partir de um modelo específico.
• Busca: Um campo de busca que pesquisa em tempo real por qualquer texto nas colunas visíveis da tabela.
• Colunas da Tabela:
  • Colunas Padrão: Etapa atual (a última etapa que teve campos preenchidos), Responsável (o membro da equipe atualmente designado para o fluxo) e Última atualização.
  • Colunas Personalizadas: Qualquer campo do modelo que tenha a opção "Exibir como coluna na tabela de fluxos" ativada aparecerá aqui.
• Paginação: Controles na parte inferior da tabela para navegar entre as páginas de fluxos e definir quantos itens exibir por página.

Criando um Novo Fluxo

1. Vá para a página de Fluxos.
2. Clique no botão "Criar Fluxo" ou similar.
3. Selecione um dos Modelos de Fluxo ativos.
4. O novo fluxo será criado e você será redirecionado para a página de preenchimento.

Interagindo com um Fluxo

Ao abrir um fluxo, você entra na interface de preenchimento e gerenciamento.

Layout da Página:

• Menu de Etapas (Esquerda): Uma lista vertical com todas as etapas do fluxo. A etapa atual é destacada. Etapas podem estar bloqueadas ou ocultas dependendo das suas permissões e das condições de liberação.
• Área de Campos (Centro): A área principal onde os campos da etapa selecionada são exibidos para preenchimento.
• Navegação Rápida da Etapa (Direita): Uma lista dos campos da etapa atual, com indicadores visuais para campos obrigatórios e preenchidos. Clicar em um item da lista rola a página diretamente para o campo correspondente.

Ações no Topo da Página:

• Voltar: Retorna para a página de listagem de fluxos.
• Salvar Alterações: Salva o progresso do preenchimento do fluxo.
• Formulários Remotos: Abre o gerenciador de formulários remotos para este fluxo.
• Opções: Abre um menu com ações adicionais.

Desbloqueio de Etapas

Se uma etapa foi configurada com a condição de liberação "Requer aprovação de administrador", ela aparecerá como bloqueada.

1. Um botão "Solicitar Desbloqueio" será exibido na etapa bloqueada.
2. Ao clicar, você pode escrever uma mensagem opcional para o administrador.
3. A solicitação é enviada e aparecerá na lista de solicitações dos administradores.
4. Você será notificado sobre a aprovação ou rejeição.
   • Se aprovado, a etapa é liberada para preenchimento.
   • Se rejeitado, você verá o motivo e um botão para solicitar novamente.

Formulários Remotos

Formulários remotos é uma forma de coletar informações via terceiros, onde o usuário pode selecionar campos que deseja coletar informações, gerar um link e enviar para um terceiro para que ele preencha as informações que posteriormente poderão ser aceitas para o fluxo na qual o formulário foi criado. Esta funcionalidade poderosa permite coletar dados de pessoas que não são membros da sua equipe (ex: clientes, fornecedores).

Passo a passo para usar Formulários Remotos:

1. Dentro de um fluxo, clique em "Formulários Remotos".
2. Na janela que se abre, clique em "Criar novo formulário remoto".
3. Etapa 1: Conteúdo
   • Dê um nome ao formulário (ex: "Coleta de Dados do Cliente - Fatura #123").
   • Uma árvore com todas as etapas e campos do fluxo será exibida. Selecione as caixas dos campos que você quer incluir no formulário externo.
4. Etapa 2: Layout e Segurança
   • Escolha o layout: Página Única (todos os campos em uma só página) ou Etapas (com botões de "Anterior" e "Próximo").
   • Opcionalmente, marque "Requer senha" e defina uma senha para o formulário.
5. Gerenciando o Formulário Criado:
   • O novo formulário aparecerá na lista. No menu de opções dele, você pode:
     • Copiar URL: Copia o link para compartilhar manualmente.
     • Enviar por email: Abre uma janela para enviar o link diretamente.
     • Ver submissões: Abre a tela de revisão de dados enviados.
     • Excluir: Apaga o formulário remoto.

Revisando Submissões:

Quando um terceiro preenche o formulário, a submissão aparece na área "Ver submissões".

• Você verá os dados preenchidos lado a lado com os campos atuais do seu fluxo.
• Você pode aceitar ou rejeitar cada campo individualmente.
• Para campos de arquivo, você pode permitir ou cancelar o envio dos arquivos.
• Use os botões "Aceitar Todos" ou "Cancelar" para agilizar o processo.
• Ao aceitar, os valores do seu fluxo são atualizados com os dados da submissão.

Menu de Opções do Fluxo

• Detalhes:
  • Abre um pop-up com informações do fluxo: Proprietário (usuário proprietário do fluxo atualmente), Criador (usuário que criou o fluxo), Modelo (modelo utilizado para a criação do fluxo), Criado em (data e hora da criação do fluxo), Última atualização (data e hora da última atualização).
  • Ao lado do Proprietário, um botão de edição permite transferir a propriedade do fluxo para outro membro da equipe (requer permissão).
• Gerar Relatório:
  • Abre um pop-up para configurar e exportar um relatório em PDF.
  • Opções: Incluir detalhes do cabeçalho (informações do cabeçalho do fluxo), Incluir campos vazios (permite mostrar no relatório todos os campos sem valores), Anexar documentos (permite renderizar imagens nos campos de arquivos que possuem imagens e os demais tipos de arquivos (pdf, word, excel) são anexados nas últimas páginas do pdf).
• Supervisão de Fluxo:
  • Abre um pop-up que lista os supervisores atuais.
  • Use o campo de seleção para adicionar novos supervisores ao fluxo. Supervisores de fluxos podem listar os fluxos supervisionados e fazer alterações neles.
• Deletar fluxo:
  • Abre uma caixa de diálogo para confirmar a exclusão.
  • O fluxo é movido para a Lixeira, onde permanece por 30 dias.